Secrétaire de direction

23 janvier 2017

Mission de.la.du Secrétaire de direction

Placé.e sous l’autorité du directeur de l’Equipe Pédagogique Nationale (EPN) et de sa secrétaire Générale, la.le secrétaire de direction assure leur secrétariat et leur apporte une assistance technique et logistique. Elle.Il réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur au sein de l’EPN.

Au cœur des activités du Cnam, elle.il assure la circulation des informations et coordonne les activités administratives de la structure.

Activités principales :

Accueil

  • Accueillir et informer de manière physique, téléphonique et électronique les divers publics internes (personnels administratifs, enseignants-chercheurs et usagers) et externes en adoptant son discours et orientant vers l’interlocuteur compétent si nécessaire.
  • Tenir les agendas, filtrer les appels, orienter et guider.
  • Enregistrer et trier le courrier.

Secrétariat

  • Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif et en vérifier la conformité.
  • Rédiger des courriers, des rapports, des comptes rendus et des notes professionnelles.
  • Assurer le secrétariat de l’EPN (plannings, réunions, évènements, conférences, diffusion des documents, rédaction des comptes-rendus) et en planifier les aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures etc.).
  • Préparer et organiser les documents pour les conseils et les assemblées générales.
  • Assister aux conseils et AG d’EPN, y prendre les notes et rédiger les comptes-rendus, en collaboration avec la SG.
  • Suivi de la gestion RH des personnels de l’EPN (gestion individuelle et collective des personnels Biatss et enseignants-chercheurs de l’EPN : information aux collègues, vérification et transmission des divers dossiers à la DRH après validation par le directeur d’EPN et/ou la SG…)
  • Apporter un soutien à la SG et au coordinateur pédagogique en matière de gestion des élèves, des enseignants et des enseignements (suivi de l’offre de formation, gestion des heures d’enseignement, centralisation et vérification des feuilles d’émargement…) en lien avec les secrétariats pédagogiques de l’EPN.
  • Travailler conjointement avec la direction générale des services (DGS) pour établir et veiller au respect des procédures. Etre en lien avec la direction des affaires financières (DAF) pour établir les conventions, les bons de commandes et les ordres de missions de la direction de l’EPN dans SIFAC.
  • Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues.
  • Organisation des élections de la composante.
  • Relayer la politique de l’EPN et contribuer au respect des procédures.

Activités associées

  • Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
  • Suivre le fonctionnement des différents copieurs et matériels
  • Gérer toutes les demandes d’interventions de la composante (transmettre, suivre) en lien avec l’équipe technique.
  • Répondre aux demandes d’information des interlocuteurs internes et de l’extérieur.
  • Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
  • Organiser le classement d’un fond documentaire et procéder à l’archivage des pièces administratives.

Votre profil :

Connaissances :

  • Organisation, fonctionnement et activité de l’établissement
  • Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
  • Techniques de communication écrite et orale
  • Techniques de classement et d’archivage
  • Informer et rendre compte
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Planifier son activité
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Exploiter les systèmes d’information du domaine d’activité
  • Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs

Compétences comportementales :

  • Organisation et rigueur
  • Gestion des priorités
  • Sens du relationnel
  • Sens de la confidentialité et discrétion
  • Autonomie
  • Réactivité

Rémunération : Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels. Pour ces derniers, traitements mensuels bruts à partir de 1527,64€ ajustable selon l’expérience.

Contact : Merci de bien vouloir transmettre votre CV et lettre de motivation à :

Latchmicantam INTY – Secrétaire générale de l’EPN 05 : latchmicantam.inty@cnam.fr